Cómo se planifica un congreso

La realización de un congreso es una de las actividades que puede marcar el despegue de una empresa, consolidándola como referente en su sector.

La capacidad de organización, de ejecución y de mostrar que se es capaz de realizar todas las gestiones de manera correcta tienen un fuerte impacto entre los participantes.

Los puntos a analizar son claves y el desarrollo de manera correcta de diferentes acciones una de las claves del éxito.

Desde Movimiento Avanza vamos a analizar en este artículo cuáles son cuatro pasos esenciales para montar un congreso de manera correcta y lograr el éxito en la celebración del mismo.

 

Plantear objetivos con antelación

Planificar con detalle los objetivos y conocer cada uno de los elementos que componen el Congreso es clave para lograr el máximo de eficacia en cada acción que se pone en marcha.

Conocer cuántos van a ser los participantes, quiénes van a ser los ponentes, la duración de las presentaciones o detalles como las botellas de agua o las flores necesarias han de planificarse.

Una correcta identificación de todos los grandes puntos con un especial desarrollo de cada uno de ellos ayudará al éxito a la hora de cumplir con los pasos esenciales para preparar un congreso.

Para realizar con corrección esta clase de acciones se puede contar con una agencia de eventos o puede el equipo de la empresa planificar su desarrollo.

 

 

Se debe seleccionar el personal de apoyo necesario

El personal de apoyo es esencial en la celebración de cualquier tipo de congreso para que sirvan de complemento al personal propio de la empresa.

Es posible que haya que contar con presentadores, con azafatas, con personas para la carga y descarga o con técnicos de luz y sonido.

Su correcta selección, su profesionalidad y su dedicación son elementos clave para que el congreso sea todo un éxito.

Una agencia de azafatas, una empresa de trabajo temporal o la propia entidad encargada del desarrollo del Congreso pueden ser quienes se ocupen de todo ello.

 

La publicidad y comunicación serán esenciales

El contacto con los posibles participantes y su comunicación con los mismos puede delegarse en una agencia de marketing.

Es esencial que el congreso tenga relevancia, por lo que utilizar canales como internet, la prensa, la radio o la televisión y asegurarse su cobertura serán uno de los puntos distintivos para conseguir el éxito del congreso.

Contar con periodistas adecuados, con redactores profesionales o con consultores de marketing online suele dar muy buenos resultados.

Hemos de pensar también en temas como el catering que se va a servir y la acomodación de los congresistas en su caso, por lo que se deben negociar estos aspectos con anterioridad.

Hoy en día contar con una buena página web, posicionarla en buscadores como Google y que esté presente en los medios online es un elemento esencial para cualquier tipo de congreso.

 

 

Controlar el presupuesto al detalle

De poco sirve realizar un buen congreso si al finalizar los beneficios de todo tipo que se obtienen no son rentables.

Desde el costo final del congreso hasta los detalles en cada gasto que se realice han de controlarse para ajustarse a un presupuesto previamente establecido. Saber lo que cuesta la agencia de promotores, lo que cobrará cada ponente o el coste de los materiales para los congresistas es algo que hay que ajustar al máximo.

Por ello, es necesario que haya responsables de la adquisición, alquiler y control de los gastos que se vayan a hacer, tanto desde el punto de vista humano como material.

Un equipo de asesoramiento en el plano legal, los seguros necesarios y conocer los costes de la gestión íntegra de la contabilidad pueden hacer subir la factura final.

Cumplir con los pagos, garantizar las entregas de los materiales y tener capacidad de liquidez y de afrontar imprevistos son puntos a valorar en la organización de cualquier planificación de un congreso.

 

 

 

Evaluación y resultados

Siguiendo todos los pasos que hemos mencionado podemos hacer, posteriormente, una evaluación de qué puntos han salido de acuerdo a lo planificado, cuáles no y por qué.

Con ello sabremos en qué hemos invertido y cuál es el retorno de la inversión, por lo que haber fijado de antemano los objetivos, tiempos y acciones son la mejor manera de tenerlo todo prevista.

Un sistema de medición de éxitos es un componente que permitirá conocer cada detalle que hayamos precisado, por lo que no se debe dejar al azar.

Una empresa de marketing puede ser tremendamente útil a la hora de apoyar el trabajo de desarrollo de un congreso y de que se alcancen los objetivos.